Časté otázky

Odpovede na najčastejšie otázky o fungovaní tulu

1. Ako tulu funguje?

Online nástroj tulu automaticky vkladá údaje zamestnancov do vašich šablón dokumentov. 

Predstavte si ho ako robota, ktorý namiesto vás za pár sekúnd skopíruje údaje a vloží ich na tie správne miesta v zmluvách, potvrdeniach, dodatkoch či iných dokumentoch. Vy len označíte zamestnancov a dokumenty, ktoré pre nich potrebujete vytvoriť, a tulu ich vygeneruje naraz. 

Nástroj uchováva aj podrobnú históriu o vytvorených dokumentoch, vďaka čomu máte dokonalý prehľad o tom, aké dokumenty ste vytvorili vy alebo vaši kolegovia.  

Dobre poslúži v situácii, keď potrebujete vytvoriť viacero dokumentov naraz – či už pre jedného alebo viacerých zamestnancov.  

2. Sú moje dáta v  bezpečí?

Áno. tulu je produktom spoločnosti Profesia, ktorá všetky údaje uchováva na zabezpečených serveroch cloudového úložiska. Údaje sa z vášho zariadenia do aplikácie tulu presúvajú v zašifrovanej podobe a sú chránené viacúrovňovým zabezpečením vrátane protokolu HTTPS. 

3. Vo firme používame vlastné šablóny na tvorbu dokumentov. Môžem si ich nahrať do systému?

Samozrejme. Možnosť používať vlastné šablóny dokumentov bola naša priorita od začiatku. Do tulu si môžete nahrať akékoľvek vzory (šablóny), ktoré používate na tvorbu zmlúv, dodatkov a potvrdení vo formáte .DOC/.DOCX/.ODT 

4. Musím svoje šablóny špeciálne upravovať predtým, ako ich vložím do tulu?

Áno, do vašich šablón musíte vložiť špeciálne tulu značky, ktoré označia miesta, kam má nástroj vkladať údaje. Je to jednoduché – do aplikácie sme vložili prehľadný návod aj zoznam značiek, ktoré si do vašich šablón vložíte.

5. Naše HR oddelenie je centralizované. Ako si udržíme kontrolu nad procesom tvorby dokumentov naprieč všetkými pobočkami?

V rámci vášho firemného konta v tulu môžete dať prístup na jeho využívanie všetkým kolegom a podriadeným, ktorí v rámci vášho HR oddelenia pracujú so zamestnaneckými dokumentami. Dokážete im tiež upraviť právomoci nastavením úrovne ich konta – Administrátor, Manažér a Pozorovateľ.  

Administrátor môže upravovať firemné nastavenia a pracovať s tulu v plnom rozsahu. Manažér má právomoci obmedzené a môže pracovať len s údajmi a dokumentami, ktoré spadajú pod prevádzku, ku ktorej mu dáte prístup. Pozorovateľ dokáže iba nahliadnuť k údajom zamestnancov, ktorí sú v jeho prevádzkach, nemôže ich upravovať. 

Vďaka histórii máte navyše prehľad o všetkom, čo sa vo vašom firemnom konte v tulu udeje – vidíte, kto sa kedy prihlásil, aké dokumenty vytvoril a čo upravil alebo zmazal. 

6. Čo sa stane s dátami, ktoré mám v tulu, keď sa rozhodnem svoje konto zrušiť alebo nepredĺžiť predplatné?

V prípade, že sa rozhodnete nepredĺžiť predplatné, avšak nepožiadate o zrušenie konta, ostanú všetky údaje v tulu zabezpečené tak, ako ste ich zanechali, pre prípad, že sa k nim vrátite. Nebudete k nim mať prístup, pokiaľ svoje predplatné neobnovíte. 

Ak sa rozhodnete svoje konto úplne zrušiť, všetky údaje sa z našich serverov odstránia. 

7. Akým spôsobom môžem pracovať s údajmi mojich zamestnancov?

Údaje vašich zamestnancov v tulu môžete, samozrejme, využívať na neobmedzenú tvorbu dokumentov. Takisto môžete všetky údaje jednoducho exportovať do tabuľky, stiahnuť si ich a pracovať s nimi aj mimo aplikácie tulu. 

Údaje môžete kedykoľvek zmazať či preorganizovať ich rozmiestnenie naprieč prevádzkami. 

8. Musím do tulu pracne nahrať všetky údaje mojich zamestnancov?

Samozrejme, máte aj takúto možnosť, no tú odporúčame naozaj len v prípade, že si v danom momente chystáte do tulu nahrať údaje jedného, maximálne pár zamestnancov. Ak ale potrebujete do systému importovať viacero údajov naraz, urobíte tak jednoduchšie pomocou excel tabuľky.  

Z vášho konta tiež dokážete odoslať na e-mailové adresy zamestnancov osobný dotazník, do ktorého vyplnia svoje údaje sami a vy ich už len skontrolujete a automaticky importujete do aplikácie. 

9. Čo je elektronický podpis?

Elektronický podpis predstavuje identifikačné údaje podpisujúcej osoby, ktoré sú pripojené k podpísanému elektronickému dokumentu. Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady EÚ č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu (tzv. „eIDAS Nariadenie“) definuje elektronický podpis ako údaje v elektronickej forme, ktoré sú pripojené alebo logicky pridružené k iným údajom v elektronickej forme a ktoré podpisovateľ používa na podpisovanie.

10. Na čo slúži elektronický podpis?

Elektronický podpis slúži na identifikáciu podpisujúcej osoby a overenie pravosti podpísaného dokumentu.

11. Ako vyzerá elektronický podpis?

Elektronický podpis je založený na algoritme, môžeme ho laicky označiť ako súbor, ktorý je súčasťou elektronického dokumentu. (pridať ukážku elektronického podpisu)

12. Aký je rozdiel medzi dokumentom, ktorý je podpísaný elektronickým podpisom a dokumentom podpísaním vlastnoručným podpisom?

Dokumenty, ktoré sú podpísané vlastnoručným podpisom sú vyhotovené v papierovej podobe. Elektronický podpis používame na podpísanie elektronických dokumentov. Všetky druhy elektronických podpisov sa považujú za zákonné. Podľa zákona č. 40/1964 Z.z. občiansky zákonník v znení neskorších predpisov „Písomná forma právneho úkonu je zachovaná, ak je právny úkon urobený elektronickými prostriedkami, ktoré umožňujú zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie osoby, ktorá právny úkon urobila.“

13. Aké druhy elektronických podpisov existujú?

Nariadene Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu (tzv. „eIDAS Nariadenie“) definuje tri druhy elektronických podpisov, a to:
– jednoduchý elektronický podpis,
– zdokonalený elektronický podpis,
– kvalifikovaný elektronický podpis.

Rozdiel medzi jednotlivými druhmi elektronických podpisov sa prejavuje v ich „forenznej sile“. Kvalifikovaný elektronický podpis je rovnocenný s vlastnoručným podpisom, avšak na druhej strane netreba zabudnúť na čl. 25 ods. 1 eIDAS Nariadenia „Právny účinok elektronického podpisu a jeho prípustnosť ako dôkazu v súdnom konaní sa nesmie odmietnuť výlučne z toho dôvodu, že má elektronickú formu alebo že nespĺňa požiadavky pre kvalifikované elektronické podpisy.“

14. Aký typ podpisu je v tulu dostupný?

Prostredníctvom tulu viete Vaše dokumenty podpísať jednoduchým alebo zdokonaleným elektronickým podpisom v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu (tzv. „eIDAS Nariadenie“). Jednoduchý elektronický podpis je základný najjednoduchší druh elektronického podpisu. Zdokonalený elektronický podpis je elektronický podpis „strednej“ úrovne.

15. Môže sa používať elektronický podpis v pracovnoprávnych vzťahoch?

Samozrejme. Elektronický podpis sa môže používať aj v pracovnoprávnych vzťahoch pri splnení zákonných požiadaviek. V tejto súvislosti odporúčame, aby podmienky elektronickej komunikácie a doručovania dokumentov podpísaných elektronickým podpisom, boli definované v písomnej dohode uzatvorenej medzi zamestnávateľom a zamestnancom, ktorá by mala byť podpísaná vlastnoručným podpisom (ideálne je tieto podmienky definovať priamo v pracovnej zmluve). Vzor Dohody o elektronickom doručovaní je k dispozícii v aplikácii tulu.

16. Čo by mal mať zamestnávateľ uzatvorené so zamestnancom, ak bude používať službu elektronického podpisu?

Zamestnávateľom odporúčame, aby pred používaním služby DigiSign uzatvorili so zamestnancami Dohodu o elektronickom doručovaní resp. Dohodu o elektronickej komunikácii (tieto dokumenty môžu byť súčasťou aj samotnej pracovnej zmluvy). Vzor Dohody o elektronickom doručovaní je k dispozícii v aplikácii tulu.

17. Aký je rozdiel medzi auditnou stopou a časovou pečiatkou?

Auditná stopa – obsahuje dôkazy o elektronickom podpise, odporúčame ju uchovať pre prípady prípadného budúceho sporu o platnosti podpisu.

Časová pečiatka má 2 dôležité funkcie:
1. potvrdzuje nespochybniteľným spôsobom čas existencie dokumentu v čase

2. predlžuje overiteľnosť dokumentu na 5 rokov (overiteľnosť = žiadne z informácií v dokumente vrátane podpisov neboli v čase zmenené).
Pokiaľ bolo obálke nastavené pridanie časovej pečiatky, spoločnosť DigiSign zabezpečí jej „prerazítkovanie“ a predlžuje tak overiteľnosť dokumentu.

18. Čo sa stane po vymazaní dokumentov z tulu?

Všetky dokumenty, ktoré boli podpísané elektronickým podpisom, po ich odstránení naďalej zostávajú uchované v tzv. „koši“ tulu, a to v trvaní 7 dní. Po uplynutí daných 7 dní sa osobné údaje uložia ako technická záloha v rámci DigiSign-u. Technická záloha je obnoviteľná iba na základe individuálnej žiadosti, pričom jej obnova môže byť spoplatnená podľa aktuálnych platobných podmienok spoločnosti Digital Solutions s.r.o. Po uplynutí 7 dňového obdobia, od vytvorenia technickej zálohy, budú údaje anonymizované a neobnoviteľné.

19. Aké sú bezpečnostné riziká pri používaním elektronického podpisu v pracovnoprávnych vzťahoch? / Existujú bezpečnostné riziká pri používaním elektronického podpisu v pracovnoprávnych vzťahoch?

Najväčším rizikom pri používaní elektronického podpisu v pracovnoprávnych vzťahoch je doručovanie týchto dokumentov. Podľa § 38. ods. 1 zákona č. 311/2001 Z.z. zákonníka práce v znení neskorších predpisov „Písomnosti zamestnávateľa týkajúce sa vzniku, zmeny a skončenia pracovného pomeru alebo vzniku, zmeny a zániku povinností zamestnanca vyplývajúcich z pracovnej zmluvy musia byť doručené zamestnancovi do vlastných rúk.“ Z tohto dôvodu písomnosti, ako pracovná zmluva, výpoveď, okamžité skončenie pracovného pomeru atď. by mali byť ( v záujme zachovanie právnej istoty) vyhotovené následne aj v papierovej podobe a doručené osobne alebo poštovým podnikom zamestnancovi.

20. Ako tulu zabezpečuje službu elektronického podpisu?

Všetky dokumenty môžete elektronicky podpísať v tulu pomocou aplikácie od nášho subdodávateľa DigiSign od spoločnosti Digital Solutions s.r.o., IČ: 25998706, so sídlom 17. listopadu 203, Zelené Předměstí, 530 02 Pardubice, Česká republika.
Viac informácií o subdodávateľovi nájdete na stránke: https://www.digisign.cz/produkt.

21. Na základe čoho DigiSign poskytuje službu elektronického podpisu?

Spoločnosť Digital Solutions s.r.o. je našim zmluvným partnerom a subdodávateľom a preto sa Vám služba DigiSign – elektronický podpis poskytuje priamo v tulu bez nutnosti registrácie u subdodávateľa.

22. Kde sa dočítam o elektronickom podpise viac?

Viac informácií o spôsobe fungovania DigiSign nájdete na stránke nášho subdodávateľa: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1tX7UV73-EcSP7QZ1CxtaB9c6Nh5qN16i.

Ďalšie informácie o elektronickom podpise nájdete na internetovej stránke Národného bezpečnostného úradu: https://www.nbu.gov.sk/doveryhodne-sluzby/standardy/index.html.

Nenašli ste odpoveď na vašu otázku?