Rýchly prehľad rôznych typov dokumentov, ktoré využijete počas života zamestnanca vo firme

Každá firma má svoje vlastné procesy a špecifické dokumenty, no mnohé máme spoločné. V Profesii od príchodu zamestnanca až po výpoveď vytvárame viac ako 20 typov zmlúv, dodatkov, potvrdení a iných tlačív a pri ich tvorbe si pomáhame aj naším nástrojom tulu. Prinášame ich prehľad na inšpiráciu.


Poznámka na úvod: Viaceré vzory z dokumentov, ktoré spomíname, nájdete okamžite k dispozícii na webe zmluvy.tulu.sk (k ich názvom sme pridali odkazy) alebo v online nástroji tulu, kde si môžete údaje navyše aj ukladať. Vytvorte si konto v tulu zadarmo a môžete ho, rovnako ako my, využiť na komplexnú pomoc so správou údajov a tvorbou dokumentov.

 

1. Údaje, údaje, údaje – bez nich sa nepohneme

Tvorba zmlúv, potvrdení, prehlásení, dohôd, dodatkov, ale aj prihlásenie do Sociálnej a zdravotnej poisťovne sa nezaobídu bez údajov našich zamestnancov. V minulosti sme ich získavali pomocou formulára, ktorý nám budúci kolega či kolegyňa vyplnili a poslali mailom späť. Dnes si tento proces uľahčujeme vďaka tulu s elektronickým osobným dotazníkom. Odošleme ho priamo z nášho firemného konta na mail zamestnanca, ten ho vyplní a my si ich v nástroji potvrdíme a môžeme rovno využívať na tvorbu dokumentov.

Výhodou toho, že používame tulu, je aj to, že všetky údaje si nástroj bezpečne ukladá, takže ich vieme kedykoľvek rýchlo využiť a nemusíme ich vypisovať znova a znova.

 

2. Spoločný základ

Tieto dokumenty zrejme pri prijímaní nového zamestnanca používate aj vy – predstavujú povinný univerzálny základ pre pracovno-právny vzťah.

Pracovná zmluva má základné zákonné povinné položky a každá spoločnosť si ju môže upraviť podľa potrieb – samozrejme, v súlade so zákonmi.

TIP: Vzor pracovnej zmluvy, ktorý nájdete na zmluvy.tulu.sk alebo aj v konte klienta v nástroji tulu.sk je práve tým univerzálne platným dokumentom a spĺňa všetky náležitosti vyplývajúce z posledného znenia Zákonníka práce. Môžete ju využiť v pôvodnej podobe, ale takisto si ju aj doplniť podľa potrieb. Jej súčasťou je aj príloha s popisom náplne práce. 

Samozrejme, podľa typu spolupráce tiež uzatvárame aj Dohodu o brigádnickej práci študentov, Dohodu o pracovnej činnosti, Dohodu o vykonaní práce, Zmluvu o výkone dobrovoľníckej činnosti alebo Pracovnú zmluvu domáckeho zamestnanca.

Dohoda o elektronickom doručovaní je pandemická novinka v našom zozname dokumentov. So zamestnancami sme ju uzatvárali, aby sme im mohli doručovať dôležité dokumenty ako doklad o vykonanom ročnom zúčtovaní, potvrdenia o zaplatení dane na účely použitia podielu zaplatenej dane, potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, výplatná páska, žiadosť o vykonanie ročného zúčtovania dane či vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb.

Služobný telefón, počítač, monitory, auto, kľúče, vstupná kartička… Za každú časť firemného majetku, ktorý zamestnanec dostane k dispozícii, preberá zodpovednosť.

GDPR opatrenia sa týkajú aj nás, našich klientov aj našich zamestnancov, preto s nimi podpisujeme Vyhlásenie o mlčanlivosti a Poučenie oprávnenej osoby.

  • Tlačivo k lekárskej prehliadke 

Práca našich zamestnancov je zaradená do 2. kategórie prác s osobitným predpisom, ktorý vyžaduje zdravotnú spôsobilosť (práca s počítačom), preto pri nástupe vyžadujeme aj lekársku prehliadku.

 

3. Špeciálne tlačivá

Špeciálne tlačivá v tomto zozname netvoríme paušálne pre všetkých zamestnancov, ale napríklad pri vybraných pracovných pozíciách alebo vo výnimočných prípadoch.

  • Akceptačný list 

Akceptačný list vytvárame pre tých zamestnancov, ktorí majú špecifické podmienky – napríklad ak je ich dátum nástupu v nedohľadne dvoch/troch mesiacov alebo ak majú zamestnanci na riadiacich pozíciách špeciálne benefity.

  • Školenie vodičov 

Školenie vodičov predstavuje špeciálne „BOZP“ potvrdenie pre tých zamestnancov, ktorí potrebujú oprávnenie na používanie služobných automobilov.

  • Dohoda o zrážkach zo mzdy 

Dohodu o zrážkach zo mzdy vytvárame primárne k prípadným zrážkam, ktoré vzniknú spôsobením škody na majetku, no sú tiež súčasťou niektorých našich benefitov – napríklad pri vyššej spotrebe firemných telefónnych paušálov či spoluúčasti na MULTISPORT kartičke. Týkajú sa aj zrážok za stravné lístky či firemnej pôžičky.

  • Potvrdenia o zamestnaní/Covid potvrdenia 

Súčasná situácia priniesla tiež špeciálne typy potvrdení, ktoré sme doposiaľ nepoužívali – napríklad Rozhodnutie a Potvrdenie o rozhodnutí zamestnávateľa o pokračovaní vo výkone práce na pracovisku v prípade, ak zamestnanec z určitého dôvodu nemôže svoju prácu vykonávať z domu.

Potvrdenie o zamestnaní zas bežne vystavujeme napríklad tým zamestnancom, ktorí ich potrebujú pre rôzne účely (banky, úrady…), alebo po skončení pracovného vzťahu.

 

4. Povinná jazda raz ročne

Dokumenty týkajúce sa dani z príjmu poznajú všetci. 😊

  • Vyhlásenie k nezdaniteľnej časti základu dane 
  • Ročné zúčtovanie dane 
  • Potvrdenie na 2 % z dane 

 

5. Hodnotiace formuláre

Spätná väzba je veľmi cenným spôsobom, ako vyhodnocovať nielen výkon, ale aj spokojnosť zamestnanca a často nám tiež napomáha posúvať našich zamestnancov smermi, ktoré ich môžu profesionálne obohatiť. V závislosti od pozície alebo situácie riešime hodnotiace dotazníky buď raz ročne, alebo kvartálne, pri manažérskych pozíciách sú zas bežné tzv. 360-stupňové feedbacky.

  • Hodnotiaci formulár po skončení skúšobnej doby 
  • Hodnotiaci formulár – mesačný/kvartálny/ročný 
  • Spätná väzba na tréningové programy 

Veríme, že vzdelávanie zamestnancov by malo dávať zmysel nielen firme, ale aj im samotným. Spätná väzba na tréningové programy nám pomáha odlíšiť tie, ktoré sú užitočné od tých, v ktorých už nebudeme pokračovať.

  • 360 formulár na spätnú väzbu 

 

6. Zmeny

Dovolíme si tvrdiť, že vo „firemnom živote“ každého jedného zamestnanca dochádza k zmenám – môžu byť menšie, ale aj výraznejšie. Tie ošetrujeme pomocou dodatkov k pracovnej zmluve.

Tento dodatok sa hodí napríklad v čase pandémie (ale aj za bežných okolností) a môžete ho využiť, ak sa so zamestnancom dohodnete na zmene práce výlučne z domu.

 

7. Nepríjemné situácie

 

8. Odchod zamestnanca

Odchod zamestnanca je najmenej obľúbená časť práce azda každého personalistu. V závislosti od toho, akým spôsobom končíme spoluprácu, volíme typ dokumentu – buď dohodou o ukončení pracovného pomeru alebo výpoveďou.

Exit interview si môžete predstaviť ako spätnú väzbu pre nás ako zamestnávateľa od odchádzajúceho zamestnanca. Slúži nám aj ako príprava na posledný „odchádzací“ hodnotiaci pohovor.

  • Odovzdávací protokol 

Firemný majetok, ktorý mal zamestnanec k dispozícii a ktorý odovzdáva pri odchode, je uvedený v odovzdávacom protokole.

  • Zápočtový list 

Potvrdenie o trvaní zamestnania a pracovnej pozícií, ktoré bude zamestnanec potrebovať pri odchode do dôchodku.

  • Písomná referencia

Ak nás odchádzajúci zamestnanec požiada o písomnú referenciu, radi mu ju pribalíme do „balíčka“ dokumentov, ktoré od nás dostane pri odchode.

Páčil sa vám článok? Šírte ho ďalej.

Mohlo by vás zaujímať

Ako sa z tulu stal super nástroj na správu údajov zamestnancov

Ako sa z tulu stal super nástroj na správu údajov zamestnancov

Našim hlavným cieľom s tulu je prácu s HR administratívou zjednodušovať a robiť pracovné dni krajšie. Skvele ho využijete na tvorbu dokumentov, no okrem toho si v ňom dokážete jednoducho evidovať údaje zamestnancov. Prečítajte si, ako môžete využiť dve nové funkcie, ktoré sme pridali.