V dobe veľkého množstva správ a informácií, ktoré sa na nás valia, notifikácií, ktoré nám pípajú v mobile a najmä vysokého pracovného nasadenia je čoraz ťažšie udržať si vysokú úroveň produktivity práce. HR je navyše práca s ľuďmi a sami najlepšie viete, že tí sú nevyspytateľní a dokážu prekrútiť aj ten najlepšie pripravený časový plán. Pripravili sme pre vás pár zaručených tipov, ako si pracovný deň spraviť čo najproduktívnejší.
1. Zautomatizujte, čo sa zautomatizovať dá
21. storočie nám poskytuje neuveriteľne veľa možností, ako si uľahčiť osobný aj pracovný život, HR svet nevynímajúc.
HR špecialisti majú vo svojej pracovnej agende množstvo činností, ktoré súvisia s osobnými údajmi, dokumentami, pravidlami, dátami a meraniami – napríklad úspešnosti pracovnej inzercie, miery zapojenia zamestnancov či plnenia plánov.
Všetky tieto oblasti sú mimoriadne citlivé na chybovosť a ak sa naraz nakopí veľké množstvo žiadostí o zamestnanie alebo je nutné všetkým zamestnancom vytvoriť pri plošnom zvyšovaní mzdy dodatky, je riziko chybovosti ešte vyššie.
Náš nástoj tulu je jedným z pomocníkov v administratívnych procesoch, ktoré môžete z časti zautomatizovať. Zapamätá si všetky údaje vašich zamestnancov, ktoré si doňho nahráte a kedykoľvek vám pomôže na pár klikov vytvoriť hotové dokumenty naraz.
Užitočný je, samozrejme, aj v iných situáciách, napríklad pri nástupe nového zamestnanca či potrebe lepšej kontroly nad vytvorenými dokumentami vo firme s viacerými prevádzkami.
2. Dotazníky zlepšujú engagement zamestnancov a tým aj fungovanie HR
Aby HR oddelenie dokázalo efektívne reflektovať na potreby zamestnancov, najprv musí ich potreby spoznať. Najlepšia metóda je použitie múdreho dotazníka. Jeho tvorbe by ste mali venovať dostatok času a pozornosti a v ideálnom prípade je dobré ho otestovať aspoň s jedným-dvomi zamestnancami predtým, než ho vypustíte do celej firmy. Dotazník by totiž mal byť používateľsky prívetivý a mal by vám pomôcť odkryť špecifické problémy či potreby toho-ktorého oddelenia.
Na dotazník môžete použiť napríklad podmieňujúci princíp – keď nasledujúce otázky nadväzujú na predchádzajúce odpovede – teda má každý používateľ jedinečný súbor otázok podľa toho, akým spôsobom odpovedá.
Napríklad ak je 1. otázka Používate v práci lepiacu pásku? a odpoveď je Áno, ďalšia otázka by mohla byť Vyhovuje vám hrúbka lepiacej pásky, ktorú používame vo firme?
Okrem toho tiež môžete jednotlivým odpovediam dotazníka priradiť hodnoty, ktoré sa po jeho odoslaní sčítajú a vy získate skóre (ktoré si definujete podľa potreby).
3. Pomodoro technika
Pomodoro technika je jedna z mnohých na riešenie produktivity, no u nás je rozhodne najobľúbenejšia. Jej podstatou je svižné striedanie minút maximálneho sústredenia s krátkymi pauzami. V praxi tak napríklad 25 minút pracujete, 5 minút oddychujete a tak dookola. Výnimku má iba dlhšia 30-minútová pauza na obed. Časové bloky si, samozrejme, môžete určiť podľa seba a striedať môžete 30 minút práce s 10 minútami oddychu alebo úplne inak.
Na sledovanie času vám poslúži niektorý z mnohých rozšírení internetového prehliadača – zadajte do vyhľadávania “pomodoro timer” a vyberte si ten, ktorý sa vám pozdáva. Nastaviť si v ňom väčšinou môžete dĺžku časových blokov aj hlášky, ktoré vám pripomenú čas na pauzu či návrat k sústredeniu. Takisto vám môže Pomodoro zamietnuť prístup na ”zakázané stránky” ako Facebook či YouTube – ich zoznam si určíte sami.
4. Pravidlo 3 najdôležitejších úloh
Multitasking síce dokáže za istých okolností dočasne fungovať, no dlhodobo zlyháva. Každé ráno (alebo na konci predchádzajúceho pracovného dňa) by ste si preto mali spísať krátky zoznam troch najdôležitejších úloh, ktoré v ten deň musíte spraviť. Buďte špecifickí.
Postupne si ich označujte ako splnené, je to skvelý pocit.
5. Určite si špecifický čas na kontrolu e-mailov a notifikácií
Notifikácie ako výrazný rozptyľovač sme z rýchlika spomenuli hneď na začiatku článku, no zaslúžia si samostatný bod. Hovorí sa, že vaše sústredenie dokážu ničiť aj bez toho, aby ste im venovali pozornosť – stačí, že zaregistrujete pop-up okno či zavibrovanie telefónu.
Ak sa potrebujete naplno sústrediť na prácu, vypnite si internet v telefóne a zablokujte si vyskakovacie okná s upozorneniami na počítači. Na kontrolu e-mailov si vyčleňte špecifický čas dňa a doručené správy si kontrolujte výlučne vtedy.
6. Naučte sa hovoriť “nie”
Je skvelé, ak si kolegovia dokážu pomáhať aj mimo svojich kompetencií či v prípade neočakávanej krízy, no pre dobro zachovania produktivity v tímoch sa neodporúča hovoriť na úplné každú požiadavku “áno”.
Každé vybočenie z vašej zabehnutej práce znamená niekoľko ďalších minút, s ktorými musíte počítať, keď sa k nej budete vracať, preto by ste sa mali naučiť hovoriť v zdravých dávkach slovo “nie”.
