tulu je najnovší prírastok do rodiny produktov Profesie, s ktorým je možné ušetriť kopec času pri tvorbe dokumentov pre zamestnancov. Prečo sme sa pustili do takéhoto projektu, ako sme vymýšľali princíp jeho fungovania a prečo ešte aj takmer pol roka po jeho vypustení do sveta nie sme na konci a zrejme ani nikdy nebudeme?
Hľadali sme „doma“
Dobré nápady nenájdete ako popadané plody pod jabloňou, ale skrývajú sa v hlavách ľudí. Preto sme na začiatku pátrania po novom produkte od Profesie oslovili tých najpovolanejších – zamestnancov Profesie, ktorí svetom práce a HR žijú každý deň.
Každý dostal možnosť prispieť svojím nápadom, ktorý musel spĺňať základnú požiadavku – musel sa týkať oblasti HR.
Do tabuľky s nápadmi napokon pribudlo približne 40 riadkov, z ktorých sme po zrelých úvahách a racionálnom uvažovaní vybrali favorita – bezmenný nástroj, ktorý bude HRistom pomáhať vtedy, keď sa z uchádzača stane zamestnanec.
Užitočný má byť totiž pri “papierovačkách”, ktoré sú spojené s nástupom, no rovnako uľahčuje aj administratívu, ktorá v živote zamestnanca vzniká neskôr (zmena, predĺženie zmluvy, dodatky, potvrdenia, čokoľvek). Takže win-win.
Týždne overovania a zisťovania skutočnej potreby u HRistov
Keďže v tejto chvíli bol náš bezmenný nástroj len v podobe neovereného nápadu, i keď s predpokladom reálnej potreby, vybrali sme sa s ním za niektorými našimi klientami.
Mali sme vopred pripravený plán a súbor otázok, ktoré mali overiť naše hypotézy a pomôcť nám odhaliť napríklad aj to, aké funkcie nového nástroja budú nesmierne dôležité pre ľudí, ktorí s ním budú pracovať.
Čo najdôležitejšie sme počas týchto rozhovorov zistili?
- Je kľúčové, aby klienti v nástroji mohli mať vlastné šablóny dokumentov, ktoré používajú aj teraz.
- Firmy s viacerými prevádzkami po celom Slovensku musia mať kontrolu nad tvorbou dokumentov v centrále.
- Bez toho, aby sme zaistili bezpečnosť pri narábaní s citlivými údajmi, sa do programovania ani nepúšťajme.
- A napokon to, že takýto nástroj im pri práci skutočne chýbal.
Viaceré z týchto zistení v skutočnosti ani neboli zisteniami – skôr sme si nimi len utvrdili hypotézy, ktoré sme mali.
Prekvapilo nás však niekoľko faktov. Jedným z nich bolo napríklad to, že firmy v nástroji nepotrebujú predpripravené právne overené a všeobecne platné šablóny na zmluvy, dodatky či potvrdenia – aj tak by ich nepoužívali, keďže majú vlastné, ktoré sú schválené vedením.
Druhou vecou bolo obrovské množstvo administratívy a dokumentov, ktoré musia firmy pre nových aj existujúcich zamestnancov riešiť.
Pri rozhovoroch nás potešila pozitívna spätná väzba napríklad na to, že takýto nástroj by HRistom pomohol upratať všetky šablóny, ktoré na tvorbu dokumentov využívajú. Často sa tiež skloňovalo slovo chybovosť, ktorú by sme im pomohli úspešne zminimalizovať.
Na základe všetkých poznámok, pripomienok a požiadaviek vznikol prvý návrh nástroja aj s jeho funkčným prototypom, s ktorým sme opäť išli za našimi ochotnými klientmi. Tí ho vyskúšali, pootáčali, spripomienkovali a odobrili.
Nasledovala finálna špecifikácia nového produktu a mohli sme začať programovať.
Otestované a vypustené do sveta
Aký je rozdiel medzi nápadom a finálnym produktom? Pár intenzívnych mesiacov vymýšľania architektúry aplikácie, programovania, písania textov a dolaďovania aj tých najmenších detailov. Nebudeme vás strašiť detailami, povieme len, že bolo veľkou výzvou splniť všetky očakávania a potreby, ale výsledok stojí za to.
Aby sme si overili funkčnosť a efektívnosť tulu, dali sme ho pár týždňov pred oficiálnym vypustením do sveta otestovať reálnym používateľom a až po ich odobrení sa správa o novom nástroji začala šíriť. Dnes si ho už môžete vyskúšať aj vy.
Stále nekončíme
Vývoj a vylepšovanie tulu sme v žiadnom prípade neukončili. Základom bolo vytvoriť systém s funkciami, ktoré sú nevyhnutným a maximálne funkčným základom. Od začiatku sme však chceli tulu na základe spätnej väzby od používateľov postupne budovať a neustále ho vylepšovať.
Už v týchto chvíľach finišujeme s pridávaním ďalších funkcií, o ktorých sa vždy dozviete aj z našich sociálnych sietí na Facebooku alebo LinkedIne.
Prezradíme však, že už čoskoro získate nad správou vášho účtu ešte väčšiu kontrolu – pridávame viac právomocí roli administrátora, ktorý má pod palcom všetky systémové aj ostatné nastavenia, a uberáme práva manažérom, ktorí budú mať striktne prístup len k tým prevádzkam a zamestnancom, ktorých určí administrátor.
Okrem toho už čoskoro pribudne v tulu aj možnosť vygenerovať link, ktorý priamo z nástroja odošlete novému zamestnancovi na vyplnenie jeho údajov. Keď ich následne skontrolujete a odobríte, automaticky sa vám v tulu uložia.
