Vyvinuli sme osobný dotazník, ktorý môže zamestnanec vyplniť svojimi údajmi a zaslať vám ich okamžite pripravené na ďalšie spracovanie. Ako funguje a aké benefity vám prinesie?
“A keby som mohla iba poslať dotazník, kde by mi ten človek vyplnil svoje údaje, pomohlo by to,” počuli sme neraz počas rozhovorov s testovačmi a používateľmi tulu. Dlho sme premýšľali, ako túto požiadavku pretaviť do reality tak, aby splnila očakávania, bola bezpečná a čo najviac užitočná. Myslíme, že sa nám to podarilo.
Ako osobný dotazník funguje v skratke
Priamo z vášho konta v tulu odošlete na jednu alebo viacero e-mailových adries ľudí (ktorých údaje potrebujete dostať do systému) správu, v ktorej každý z nich dostane unikátny link pre svoj vlastný dotazník. V e-maile odošlete základnú informáciu, kto a z akej spoločnosti ste a dokedy je nutné dotazník vyplniť. Jeho text si môžete, samozrejme, upraviť podľa seba.
Keď človek svoj dotazník vyplní, stačí, keď údaje skontrolujete a schválite. Automaticky sa vám vložia do tulu a môžete ich využívať na rýchlejšiu tvorbu dokumentov.
Stačí pár krokov
1. K dotazníku sa dostanete z vášho konta prostredníctvom tlačidla Odoslať osobný dotazník.
2. Vyplníte e-mailové adresy a doplníte sprievodný text. Dobu platnosti dotazníka si môžete určiť sami, štandardne je nastavená na 30 dní. Takisto sa môžete rozhodnúť, či chcete byť upozornení na nové vyplnenie dotazníka e-mailom alebo vám postačí notifikácia v tulu.
3. Polia v dotazníku sú totožné s poľami zamestnancov, ktoré máte štandardne nastavené, no môžete si ich počet aj poradie prispôsobiť. Vzhľad aj obsah dotazníka si viete skontrolovať kliknutím na Dotazník.
4. Keď dotazník odošlete, uloží sa vám do záložky Nepotvrdení zamestnanci. Notifikácia v tulu alebo v e-maili vás upozorní, keď zamestnanec dotazník vyplní, vy ho budete môcť skontrolovať a potvrdiť. Od tohto momentu máte jeho údaje uložené a pripravené na tvorbu dokumentov.
Ďalší spôsob importu údajov do tulu a viac možností pre vás
Okrem osobného dotazníka sú v tulu “po starom” dve ďalšie možnosti, ako doň dostanete údaje. Základné – manuálne vpisovanie odporúčame, keď potrebujete doplniť jedného alebo menší počet zamestnancov. Okrem toho je tu ešte hromadné vkladanie údajov pomocou excel tabuľky – cez ňu do systému naimportujete naraz aj všetkých ľudí v databáze.
Výhoda osobného dotazníka je najmä šetrenie vášho času – namiesto toho, aby ste údaje pracne kopírovali vy sami, ich za vás vyplnia zamestnanci. Užitočný je najmä v prípade, keď prijímate nového zamestnanca a v rámci onboardingových aktivít mu na mail zašlete aj dotazník.
Pozor. Táto funkcionalita slúži na importovanie nových údajov, cez dotazník nedokážete prepísať alebo doplniť údaje u zamestnancov, ktorých už v systéme máte. Aj na to sme však vymysleli pomôcku s názvom hromadná aktualizácia importom – viac o nej si môžete prečítať v článku 5 nových funkcií a vylepšení tulu, ktoré zefektívnia vašu prácu.
A čo ďalej?
Aj naďalej budeme tulu vylepšovať a prinášať nové, užitočné funkcie. O všetkom budeme postupne a pravidelne informovať. Dovtedy si tulu vyskúšajte zadarmo – nezáväzne sa zaregistrujete tu.
