Vyvinuli sme osobný dotazník, ktorý môže zamestnanec vyplniť svojimi údajmi a zaslať vám ich okamžite pripravené na ďalšie spracovanie. Ako funguje a aké benefity vám prinesie?
“A keby som mohla iba poslať dotazník, kde by mi ten človek vyplnil svoje údaje, pomohlo by to,” počuli sme neraz počas rozhovorov s testovačmi a používateľmi tulu. Dlho sme premýšľali, ako túto požiadavku pretaviť do reality tak, aby splnila očakávania, bola bezpečná a čo najviac užitočná. Myslíme, že sa nám to podarilo.
Ako osobný dotazník funguje v skratke
Priamo z vášho konta v tulu odošlete na jednu alebo viacero e-mailových adries ľudí (ktorých údaje potrebujete dostať do systému) správu, v ktorej každý z nich dostane unikátny link pre svoj vlastný dotazník. V e-maile odošlete základnú informáciu, kto a z akej spoločnosti ste a dokedy je nutné dotazník vyplniť. Môžete ho, samozrejme, doplniť o vlastný text.
Keď človek svoj dotazník vyplní, stačí, keď údaje skontrolujete a schválite. Automaticky sa vám vložia do tulu a môžete ich využívať na rýchlejšiu tvorbu dokumentov.
Stačí pár krokov
1. K dotazníku sa dostanete z vášho konta prostredníctvom tlačidla Odoslať osobný dotazník.
2. Vyplníte e-mailové adresy a ak je to potrebné, doplníte aj sprievodný text. Dobu platnosti dotazníka si môžete určiť sami, štandardne je nastavená na 30 dní. Takisto sa môžete rozhodnúť, či chcete byť upozornení na nové vyplnenie dotazníka e-mailom alebo vám postačí notifikácia v tulu.
3. Polia v dotazníku sú totožné s poľami zamestnancov, ktoré máte štandardne nastavené. Vzhľad aj obsah dotazníka si viete skontrolovať kliknutím na Dotazník.
4. Keď dotazník odošlete, uloží sa vám do záložky Nepotvrdení zamestnanci. Notifikácia v tulu alebo v e-maili vás upozorní, keď zamestnanec dotazník vyplní, vy ho budete môcť skontrolovať a potvrdiť. Od tohto momentu máte jeho údaje uložené a pripravené na tvorbu dokumentov.
Ďalší spôsob importu údajov do tulu a viac možností pre vás
Okrem osobného dotazníka sú v tulu “po starom” dve ďalšie možnosti, ako doň dostanete údaje. Základné – manuálne vpisovanie odporúčame, keď potrebujete doplniť jedného alebo menší počet zamestnancov. Okrem toho je tu ešte hromadné vkladanie údajov pomocou excel tabuľky – cez ňu do systému naimportujete naraz aj všetkých ľudí v databáze.
Výhoda osobného dotazníka je najmä šetrenie vášho času – namiesto toho, aby ste údaje pracne kopírovali vy sami, ich za vás vyplnia zamestnanci. Užitočný je najmä v prípade, keď prijímate nového zamestnanca a v rámci onboardingových aktivít mu na mail zašlete aj dotazník.
Pozor. Táto funkcionalita slúži na importovanie nových údajov, cez dotazník nedokážete prepísať alebo doplniť údaje u zamestnancov, ktorých už v systéme máte. Aj na to sme však vymysleli pomôcku s názvom hromadná aktualizácia importom – viac o nej si môžete prečítať v článku 5 nových funkcií a vylepšení tulu, ktoré zefektívnia vašu prácu.
A čo ďalej?
Aj naďalej budeme tulu vylepšovať a prinášať nové, užitočné funkcie. O všetkom budeme postupne a pravidelne informovať. Dovtedy si tulu vyskúšajte na 7 dní zadarmo – nezáväzne sa zaregistrujete tu.
