Vedeli ste, že tulu je okrem nástroja na tvorbu dokumentov aj efektívny systém na manažment dokumentov a správu zamestnancov? Ak nepotrebujete alebo nechcete robustný HR nástroj, no ocenili by ste vo svojich procesoch viac automatizácie a poriadku, tulu je pre vás skvelé riešenie. Ukážeme vám, ako ho môžete využiť na správu zamestnancov.
1. Začnite nahratím údajov zamestnancov
Nahrávanie údajov do tulu je alfa a omega, a povinná jazda hneď na začiatku používania nášho online nástroja.
Aby sme vám proces vkladania nevyhnutných údajov zamestnancov do tulu čo najviac uľahčili, ponúkame 3 spôsoby, pričom každý je ideálny v rôznych situáciách.
1. Hromadný import tabuľkou – Hromadný import pomocou excelovskej tabuľky odporúčame v prípade, ak si na začiatku chcete do tulu nahrať údaje viacerých zamestnancov. Týmto spôsobom dostanete všetky údaje do systému naraz a okamžite. Počas nahrávania vám stručný sprievodca ukáže, ako má tabuľka vyzerať. V prípade potreby máme pripravený aj vzor tabuľky, ktorý stačí vyplniť a nahrať.
TIP: Hromadný import využite vždy, keď nahrávate väčší počet údajov, ušetríte tak čas.
2. Ručné vpísanie údajov – Ak preferujete staré dobré ručné vpisovanie údajov do jednotlivých kolóniek, v tulu túto možnosť, samozrejme, máte. Vhodný je najmä vtedy, ak potrebujete do systému vložiť napríklad jedného zamestnanca.
3. Osobný dotazník – Osobný dotazník využijete najmä vtedy, keď do zamestnania prijímate nového zamestnanca. Priamo z tulu mu na e-mail zašlete unikátny dotazník, ktorý si sám doma vyplní a odošle vám ho späť priamo do systému. Vy ho už len skontrolujete a jedným klikom potvrdíte.
2. Pridajte si k zamestnancom všetky nevyhnutné prílohy
Nahratím údajov zamestnanca v tulu automaticky vytvoríte jednoduchú „kartu zamestnanca”, v ktorej máte uložené nielen údaje, ale aj všetky dokumenty, ktoré preňho v tulu vygenerujete.
Do tejto karty si môžete nahrať aj ďalšie prílohy v akomkoľvek formáte. Ak má, napríklad, zamestnanec certifikát, podpísaný súhlas so spracovaním osobných údajov, fotografiu alebo napríklad aj životopis či iné súbory, môžete si ich pridať do tulu. Budete tak mať všetko potrebné na jednom mieste a vďaka online riešeniu aj vždy k dispozícii.
3. Majte prehľad o vygenerovaných dokumentoch
Každý dokument, ktorý vytvoríte, si systém tulu zapamätá a informáciu o ňom uloží do “karty zamestnanca” a takisto aj do histórie nástroja. Znamená to, že budete mať prehľad nielen o tom, aký dokument vznikol, ale takisto aj kto a kedy ho vytvoril.
4. Upravujte údaje jednoducho
V živote zamestnanca môže nastať niekoľko zmien. Zvýšenie či zníženie platu, zmena pracovnej pozície, priezviska, úprava pracovných podmienok či nárast zodpovednosti a kompetencií.
Zmeny údajov môžete pri menších množstvách vykonávať ručne, pri väčších dokážete údaje aktualizovať pomocou tabuľky. Ak napríklad budete meniť sídlo spoločnosti alebo plošne upravovať mzdy – teda zmeny, ktoré sa týkajú viacerých alebo dokonca všetkých zamestnancov – stačí nahrať excelovskú tabuľku s konkrétnymi aktualizovanými údajmi a systém ich sám prepíše.
Ak si akákoľvek zmena podmienok, skutočnosti či údajov vyžaduje vytvorenie dodatku k zmluve alebo špecifickej dohody či iného dokumenty, ihneď po úprave môžete potrebný dokument rýchlo vygenerovať, vytlačiť a pripraviť na podpis.
TIP: Ak vo svojich dokumentoch využívate špecifické typy údajov, môžete si pre ne v tulu vytvoriť vlastné polia pre zamestnancov bez obmedzení.
5. Majte poriadok v používaných šablónach na tvorbu dokumentov
Do tulu si môžete nahrať vlastné šablóny, ktoré ste na tvorbu dokumentov používali aj doteraz. Vďaka tomu, že budú na jednom mieste, ku ktorému majú prístup všetci kompetentní kolegovia, získate nad ich používaním maximálnu kontrolu.
TIP: Vo svojom konte v tulu nájdete aj hotové vzory šablón dokumentov, ktoré sme vytvorili v spolupráci s právnikmi. Ak budete potrebovať šablónu dokumentu, ktorú nemáte vypracovanú, môžete ho využiť zadarmo v rámci svojho predplatného. Viac o vzorových šablónach si prečítate tu.
6. Exportujte detail alebo zoznamy zamestnancov
Pokiaľ potrebujete z akéhokoľvek dôvodu získať zoznam niektorých alebo všetkých svojich zamestnancov a ďalej s ním pracovať, stačí ich v tulu označiť a stiahnuť do csv. a xls. tabuľky.
Rovnako si dokážete vyexportovať aj kartu každého zamestnanca do PDF.
7. Šetrite čas pri tvorbe dokumentov
Na záver to najpodstatnejšie – rýchla, bezpečná a bezchybná tvorba dokumentov. V tulu môžete vytvárať neobmedzené množstvá zmlúv, dodatkov, potvrdení či dohôd a to všetko oveľa rýchlejšie než ručným vypisovaním do prázdnych miest šablón dokumentov.
V prípade, že má vaša firma viacero pobočiek a v každej z nich je iná zodpovedná osoba s agendou tvorby zmlúv, môžete jej udeliť prístup len ku konkrétnej danej pobočke a vďaka podrobnej histórií mať manažment tvorby dokumentov naprieč celou firmou na jednom mieste.
