21. storočie so sebou prináša obrovský nárast digitalizácie takmer vo všetkých oblastiach života. Svet HR a práce nie je výnimkou a obmedzenia pandémie potrebu digitalizovať všetko, čo sa dá, ešte zintenzívnili. Poďme sa pozrieť na to, čo všetko dnes prirodzene digitalizujete a ako by ste si mohli prácu ešte viac uľahčiť.
Čo je digitalizácia v HR?
Digitálnu renesanciu zažívame na každom kroku. CD nosiče s hudbou sme vymenili za streamovacie aplikácie s prístupom k miliardám hudobných skladieb, stovky kníh si môžeme zo sebou zobrať na dovolenku v čítačke a kvôli vianočným nákupom už nemusíme obúvať topánky, stačí nám počítač a dostatočný limit na kreditnej karte.
HR svet nie je výnimkou. Digitalizácia v ňom umožňuje automatizovať rôzne procesy, uľahčuje spoluprácu naprieč tímami v rôznych mestách či dokonca krajinách a vďaka dátam, ktoré sú jej elementárnou súčasťou, dokážeme vyhodnocovať všetky kroky a navrhovať efektívnejšiu budúcnosť.
Zjednodušene povedané – digitalizácia robí HR moderné, ľahko dostupné odkiaľkoľvek, transparentné a aj príjemnejšie.
Mnohé administratívne a byrokratické procesy totiž výrazne uľahčuje (spomínate si ešte na prihlasovanie do Sociálnej a zdravotnej poisťovne v dobe pred počítačmi alebo prehrabávanie sa listami s papierovými životopismi?) a šetrí čas. Aby však bola digitalizácia skutočne príjemná a efektívna, je potrebné, aby s ňou bola stotožnená celá organizácia, nielen jednotlivci.
Čo už dnes úplne bežne v HR digitalizujete a ako sa môžete posunúť ďalej?
Tak bežné, že si už digitalizáciu ani neuvedomujeme
Online nábor
Digitalizácia HR začala prakticky so vznikom prvých pracovných portálov. Profesia.sk napríklad vznikla v roku 1997 a dramaticky zmenila spôsob prijímania zamestnancov a hľadania práce.
Kým dnes stačí zverejniť pracovný inzerát a jednoducho získať životopisy, v minulosti ste pracovnú ponuku zaslali do novín a čakali na poštu či telefonáty od uchádzačov. Digitalizácia náboru do online priniesla množstvo výhod. Je vďaka nej rýchlejší, jednoduchší, prehľadnejší a poskytuje priestor aj na analýzu dát či podporu zamestnávateľskej značky.
Za zmienku tiež určite stoja aj dnes už bežné videopohovory a online onboarding (zaučenie nového zamestnanca), ktoré umožňujú HRistom fungovať bez obmedzení.
Cloudové úložiská
Dáta a súbory ukladáme do digitálneho sveta obláčikov (cloudov) v súkromnom aj pracovnom živote. V súkromí máme Google, v práci OneDrive, Sharepoint, DropBox či rôzne iné riešenia. Prístup k súborom tak už nie je limitovaný jedným zariadením, ale máme ho odkiaľkoľvek. Aj vďaka cloudu už dnes niektorí absolútne nepoužívajú USB kľúče a zdieľanie dát a súborov medzi kolegami je otázkou sekúnd.
Intranety a komunikácia v aplikáciách
Veľké korporácie, ale aj rôzne menšie firmy využívajú vlastný intranet na internú komunikáciu úplne bežne. Intranety doslova vytlačili z piedestálu klasické nástenky. Každý zamestnanec má vďaka nim jednoduchý prístup k dôležitým oznamom, informáciám, novinkám či inštrukciám.
Na komunikáciu už nepoužívame listy či telefóny, ale e-maily a chatovacie aplikácie, ktoré sú tak pokročilé, že ich vieme prepojiť s kalendármi, cloudovými úložiskami a ďalšími appkami. V priebehu sekúnd si vieme vymeniť dôležitú informáciu na diaľku aj odsledovať, či človek, ktorému píšem, moju správu videl.
Vzdelávanie
Vzdelávanie zamestnancov je esenciálnou súčasťou prosperity spoločnosti. Vďaka online kurzom, videohovorom či online konferenciám sa vzdelávanie nemuselo zastaviť ani v čase najtvrdších lockdownov.
Mzdové účtovníctvo
Mzdy a účtovníctvo sú samostatná kapitola. Dnes mnohé firmy mzdové účtovníctvo online outsourcujú a prepájajú ho s inteligentnými systémami, ktoré mzdy automaticky prepočítajú vzhľadom na PN, dovolenky, OČR a ďalšie okolnosti.
Ako si digitálne vylepšiť rôzne HR procesy?
ATS (applicant tracking system) je softvér na jednoduché manažovanie výberového procesu od zverejnenia pracovného inzerátu až po úspešné prijatie nového zamestnanca.
Umožňuje automatizovať alebo poloautomatizovať príjem žiadostí. Buď vám dokáže na základe kľúčových slov roztriediť vyhovujúcich a nevyhovujúcich uchádzačov automaticky, alebo vám výrazne uľahčí prácu s prijatými životopismi tým, že ich združuje na jednom miesto a môžete si ich ukladať, ako potrebujete. Okrem toho mnohé podporujú hromadnú komunikáciu (naraz môžete zaslať odmietnutie pre nevyhovujúcich kandidátov), viete si ich prepojiť s kalendárom, písať si poznámky, „lepiť“ štítky a celkovo máte vďaka nim väčší poriadok.
V Profesii môžete využiť naše pohodlné ATS mark.
Dohoda o elektronickom doručovaní je drobnosť, ktorá nabrala na význame počas pandémie. Aj keď sa bežný svet zastavil, HR dokumenty a komunikácia so zamestnancami zaspať nemohla. Ak ste uzavreli s ľuďmi dohodu o elektronickom doručovaní, mohli ste im elektronicky zasielať napríklad doklad o ročnom zúčtovaní a zaplatení dane či výplatnú pásku.
Vzor dohody o elektronickom doručovaní nájdete vo svojom konte v tulu alebo aj na webe zmluvy.tulu.sk.
Prístup k údajom a dokumentom zamestnancov môžete mať odkiaľkoľvek vďaka nášmu online nástroju tulu. Šikovný je najmä preto, že ho využijete od komunikácie pri prijatí zamestnanca až po jeho vyprevadenie po výpovedi. Nováčikovi stačí zaslať online dotazník, kde vyplní svoje údaje, tie sa vám nahrajú do systému a vy ich už viete použiť na rýchle automatické generovanie potrebných dokumentov. Slúži aj ako jednoduchý nástroj na správu údajov, môžete si doň písať poznámky, nastavovať pripomienky a udeliť prístup k šablónam dokumentom a údajom kolegom, ktorých tam potrebujete mať.
Zapojenie zamestnancov do života a DNA firmy je v čase home officov ťažšie ako kedysi. Digitalizácia vám v tom pomôže napríklad pomocou gamifikácie využitím princípov hry v iných než hráčskych oblastiach. Príkladom online gamifikácie sú napríklad zábavné kvízy počas celofiremných stretnutí a porád alebo aj softvéry na projektový manažment, ktoré zamestnanca odmenia pri dosiahnutí cieľov. Gamifikáciu tiež môžete využiť aj pri dôležitých zamestnaneckých prieskumoch, čím môžete zvýšiť zaangažovanosť.
