Koľko času vám za normálnych okolností zaberie pripraviť 200 dodatkov k pracovným zmluvám? Ak do všetkých musíte ručne vyplniť údaje zamestnanca a pred vytlačením ich dôkladne skontrolovať, počítajte tak 200-krát 5 – 10 minút. To je, zdá sa, dosť času. S tulu môžete mať za čas prípravy jedného dokumentu hotových všetkých 200. Poradíme vám ako na to krok po kroku.
Tradičný verzus nový spôsob tvorby HR dokumentov
Na konci roka 2019 prišlo do Zuzaninej firmy so 130 zamestnancami rozhodnutie z materskej spoločnosti o plošnom zvyšovaní platov o 6 % s platnosťou od 1. januára 2020. Keďže v jej pracovnej agende je operatíva a administrácia zmluvnej dokumentácie so zamestnancami, mala na starosti prípravu všetkých 130 dodatkov upravujúcich výšku mzdy.
S prácou začala tradične. Otvorila si interný HR systém, z ktorého si stiahla zoznam zamestnancov aj s upravenou výškou ich mzdy. V počítači vyhľadala súbor s uloženou šablónou na prípravu dodatkov týkajúcich sa úpravy platu a postupne do nej začala kopírovať údaje každého zamestnanca. Príprava 130 dodatkov jej spolu s úpravou miezd v internom systéme zabrala celý jeden pracovný deň.
Podobné rozhodnutie prišlo aj do firmy s 200 zamestnancami, v ktorej pracuje Martina. Jej príprava všetkých dodatkov trvala len jednu hodinu, pretože na pomoc s tvorbou dokumentov si zobrala tulu, ktoré vo firme využívajú. Ako to spravila?
Ako hromadne pripraviť dodatky k zmluvám pre 200 ľudí za hodinu?
Martina sa prihlásila do tulu, kde označila všetkých zamestnancov a ich zoznam si stiahla do počítača cez tlačidlo Exportovať do excelu.
V tabuľke vymazala všetky nepotrebné stĺpce a ponechala si len prevádzku, meno a priezvisko a mzdu – kde zamestnancom upravila novú výšku platu.
Tabuľku so zmenenou mzdou nahrala späť do tulu cez tlačidlo Upraviť importom, čím v systéme automaticky upravila informáciu o zvýšenom plate.
Vrátila sa na zoznam zamestnancov, všetkých označila a zvolila možnosť Generovať dokumenty.
Potom jej už stačilo len vybrať správnu šablónu na tvorbu dodatku k pracovnej zmluve, ktorú má v tulu uloženú.
A na pár klikov vygenerovať dodatok o úprave mzdy pre všetkých 200 zamestnancov naraz.
Vyskúšajte si, aké jednoduché a najmä rýchle je hromadne vytvoriť veľké množstvo dokumentov v tulu. Stačí, aby ste si vytvorili účet na www.tulu.sk a máte ho na 7 dní úplne zadarmo.
